Gestion de l’équipe (Collaborateurs)

Vue d’ensemble

Dashboardly vous permet d’inviter des membres de votre équipe dans votre compte afin qu’ils consultent vos analyses ou vous aident à gérer les données de vos boutiques. Chaque collaborateur dispose de sa propre connexion. Les paramètres d’autorisation déterminent ce qu’il peut voir et faire.

Cette fonction convient aux associés, assistants virtuels, comptables et autres membres ayant besoin d’accéder à vos données Dashboardly. Les espaces d’agence permettent également d’attribuer les rôles Account Manager et Account Director pour l’examen des portefeuilles.

Propriétaires de boutique et collaborateurs

Le tableau Current Users présente les deux types de comptes au même endroit :

• Les propriétaires de boutique portent l’étiquette Shop Owner et leur ligne affiche Account owner. Cette ligne est verrouillée : le rôle de propriétaire au niveau du compte ne peut pas être modifié ou supprimé dans la liste des collaborateurs, et aucune invitation ne peut y être renvoyée. Cette étiquette ne signifie pas que Dashboardly Support gère le compte ou sa facturation. Si l’entreprise a plusieurs propriétaires approuvés, ils sont tous affichés.
• Les collaborateurs conservent les commandes habituelles d’invitation, de modification des autorisations, de renvoi et de suppression décrites ci-dessous.

Les propriétaires de boutique n’occupent pas de places de collaborateur. Le compteur Users limit ne compte donc que les collaborateurs, même si les propriétaires apparaissent dans le même tableau. Contactez Dashboardly Support pour ajouter, modifier ou supprimer un propriétaire.

Guide pas à pas

Inviter un membre de l’équipe

Étape 1 : ouvrir Collaborators

Ouvrez Settings > Collaborators dans la barre latérale gauche.

Les propriétaires du compte et les administrateurs peuvent aussi ouvrir cette page avec Manage Collaborators dans le sélecteur de boutique. Les membres sans accès de gestion au niveau du compte ne voient pas ce raccourci.

Étape 2 : cliquer sur "Add Member"

Cliquez sur "Add Member". Si la limite de collaborateurs de votre formule est atteinte, un message vous invite à passer à une formule supérieure.

Étape 3 : saisir les informations du membre

• Name -- Le nom affiché du membre de l’équipe.
• Email -- L’adresse e-mail utilisée pour se connecter. L’invitation sera envoyée à cette adresse.
• Vérifier les informations -- Vérifiez le nom et l’e-mail avant d’enregistrer. Ce formulaire d’invitation ne demande pas de numéro de téléphone.

Étape 4 : définir l’accès aux boutiques

Pour chaque boutique connectée à votre compte, vous pouvez choisir :

• Allow access -- Le collaborateur peut consulter les données de cette boutique.
• No access -- Le collaborateur ne peut pas consulter les données de cette boutique.

Étape 5 : définir les autorisations

Choisissez ce que le collaborateur peut faire dans les boutiques auxquelles il a accès. Les autorisations comprennent :

• View Dashboard -- Consulter le dashboard principal, les graphiques et les indicateurs récapitulatifs.
• View Sales & Profit -- Accéder aux données de bénéfice par produit.
• View P&L -- Accéder au compte de résultat.
• View Orders -- Consulter le tableau des commandes.
• View Inventory -- Accéder aux données de stock et de COGS.
• View Customers -- Examiner les analyses clients et les parcours d’achat.
• View Warehouse -- Consulter les données d’entrepôt lorsque cette page est disponible.
• View Marketing -- Consulter les analyses publicitaires lorsque cette page est disponible pour la boutique.
• View Cashflow -- Consulter les versements selon la comptabilité de trésorerie lorsque cette page est disponible pour la boutique.
• View Affiliate Performance -- Examiner les performances des créateurs et des vidéos d’une boutique américaine attribuée. Cette autorisation est distincte de Profit & Loss ; la boutique doit aussi disposer de l’autorisation Affiliate de TikTok.
• View or edit VAT Settings -- Consulter ou modifier les règles VAT d’une boutique éligible et attribuée du Royaume-Uni ou de l’UE. Un utilisateur disposant seulement de la consultation ne peut pas enregistrer de modifications. Cette autorisation est distincte de Profit & Loss.
• Manage Adjustments -- Créer, modifier ou supprimer des ajustements manuels.
• Manage Settings -- Modifier les paramètres et préférences de la boutique.
• Reporting settings -- Consulter ou modifier la base comptable, le périmètre des ventes et les valeurs par défaut des coûts d’échantillons partagés dans Settings > Reporting. Le droit de modification change les valeurs initiales pour tous les utilisateurs du compte.

Étape 6 : envoyer l’invitation

Cliquez sur Save. Le collaborateur reçoit une invitation par e-mail contenant un lien pour définir son mot de passe et accéder à votre compte.

Modifier un collaborateur

1. Ouvrez Settings > Collaborators.
2. Cliquez sur le nom du collaborateur ou sur le bouton de modification.
3. Mettez à jour ses autorisations, son accès aux boutiques ou son nom.
4. Enregistrez les modifications.

Supprimer un collaborateur

1. Ouvrez Settings > Collaborators.
2. Cliquez sur le bouton de suppression à côté du collaborateur concerné.
3. Confirmez la suppression.

Le collaborateur perd immédiatement l’accès à votre compte. Il ne peut plus se connecter pour consulter vos données.

Renvoyer une invitation

Si le collaborateur n’a pas reçu l’e-mail d’invitation ou si le lien a expiré :

1. Ouvrez Settings > Collaborators.
2. Trouvez le collaborateur qui n’a pas encore accepté son invitation.
3. Cliquez sur "Resend Invitation".

Un nouvel e-mail d’invitation est envoyé à la même adresse.

Reconnaître l’e-mail d’invitation

Les invitations Dashboardly utilisent une adresse d’expéditeur Dashboardly vérifiée et affichent Dashboardly comme nom d’expéditeur. L’e-mail comprend le logo Dashboardly, un bouton Accept invitation clairement identifiable, la même URL sécurisée en version texte de secours, la couleur d’accent bleu turquoise de Dashboardly et un pied de page marqué Official TikTok Shop Partner.

Le lien d’invitation est propre au destinataire. Ne le transférez pas. Si le message paraît inhabituel, ouvrez directement Dashboardly dans votre navigateur et demandez au propriétaire de renvoyer l’invitation depuis Settings > Collaborators, au lieu d’utiliser le lien de l’e-mail.

Limites de collaborateurs par formule

Le nombre de membres que vous pouvez inviter dépend de votre abonnement :

Si vous avez besoin de davantage de collaborateurs que votre formule n’en autorise, envisagez une formule supérieure. Consultez Formules et facturation.

Fonctionnement de l’accès des collaborateurs

• Connexion individuelle. Chaque collaborateur a son propre e-mail et mot de passe. Vos identifiants ne sont pas partagés.
• Lecture seule par défaut. Sans autorisations de gestion accordées explicitement, les collaborateurs peuvent seulement consulter les données.
• Accès par boutique. Vous pouvez autoriser certaines boutiques et en exclure d’autres, ce qui est utile lorsque les membres gèrent des boutiques différentes.
• Autorisations de fonctionnalités distinctes. Dans Settings > Collaborators, choisissez None, View ou Edit pour chaque page disponible de chaque boutique attribuée. L’accès à Profit & Loss ne donne pas automatiquement Affiliate Performance ou VAT Settings à un nouveau collaborateur. Les droits accordés avant l’ajout de ces réglages distincts conservent leur accès effectif antérieur jusqu’à ce qu’un propriétaire modifie explicitement le nouveau réglage.
• Disponibilité régionale. Affiliate Performance est disponible pour les boutiques américaines, tandis que VAT Settings l’est pour les boutiques éligibles du Royaume-Uni et de l’UE. Une autorisation de collaborateur ne remplace pas les contrôles de région, de formule, d’autorisation TikTok ou de disponibilité.
• Rapports d’agence. Pour un membre utilisant l’onglet Affiliate Performance dans Agency > Reports, accordez Reports: View au niveau de l’agence et Affiliate Performance: View sur chaque boutique américaine autorisée. Aucun de ces droits ne révèle les boutiques non attribuées. Les membres Brand Portal utilisent la page Affiliates de l’interface vendeur pour leurs boutiques attribuées.
• Boutiques attribuées dans Settings. Agency Settings > Shops liste les mêmes boutiques que le membre peut ouvrir dans le sélecteur d’agence. Les boutiques de clients non attribuées ne sont pas exposées.
• État vide sécurisé de l’agence. Un membre interne temporairement sans boutique attribuée peut toujours se connecter à l’espace d’agence, mais ne voit aucune donnée client avant qu’un propriétaire lui attribue un accès.
• Visibilité de la barre latérale. Les collaborateurs aux droits limités ne voient pas les pages Settings inaccessibles, comme Subscriptions, Payments ou la gestion des Collaborators. Seules les pages correspondant à leurs autorisations apparaissent.
• Filtres de rapport personnels. Un collaborateur autorisé à utiliser un rapport peut enregistrer ses filtres personnels sans modifier la vue des autres. Modifier les valeurs partagées dans Settings > Reporting nécessite le droit distinct Reporting settings: Edit.
• Temps réel. Les changements d’autorisation prennent effet immédiatement. Un collaborateur dont l’accès est révoqué le perd au prochain chargement de page.

Rôles d’agence et groupes de portefeuille

Les propriétaires d’agence peuvent organiser les membres internes en Account Managers, Account Directors ou Team Members généraux depuis Agency Settings > Collaborators. Ces étiquettes structurent l’examen sans réduire les restrictions par boutique : chacun ne voit que les boutiques clients et modules explicitement attribués par le propriétaire.

Utilisez un Portfolio Pod pour regrouper un ou plusieurs Account Managers avec leur Account Director. Par exemple, attribuez Amelia et Sam comme Account Managers du groupe "Beauty", Priya comme Account Director, puis accordez à chacun uniquement les boutiques dont il est responsable. Priya peut examiner le portefeuille Beauty combiné, tandis qu’Amelia et Sam voient leurs propres portefeuilles attribués.

La section Agency Dashboard > Portfolio Review compare les portefeuilles des Account Managers et les groupes des Directors. Elle affiche les nombres de clients, boutiques et commandes, le GMV et le bénéfice net. Les valeurs financières restent séparées selon leur devise d’origine : les totaux GBP, EUR et USD ne sont jamais combinés silencieusement.

Les Account Directors n’obtiennent pas automatiquement l’accès à toutes les boutiques d’un groupe. Le propriétaire doit encore attribuer les boutiques que chacun peut examiner. La hiérarchie des rapports reste ainsi distincte de la limite de sécurité.

Accès des marques aux boutiques gérées par une agence

Certaines agences souhaitent qu’un utilisateur de marque se connecte et voie uniquement les boutiques gérées pour cette marque, sans révéler l’espace d’agence. Dashboardly le permet grâce à l’option contrôlée Brand Portal pour certains espaces d’agence.

Lorsque Brand Portal est activé, le propriétaire invite l’utilisateur depuis Agency Settings > Collaborators, choisit l’expérience destinée à la marque et attribue une ou plusieurs boutiques du même client. L’utilisateur se connecte à l’interface vendeur de Dashboardly et passe entre ses boutiques attribuées avec le sélecteur. Si l’agence gère plusieurs boutiques régionales d’une marque, le même login peut donc couvrir les boutiques britanniques, américaines ou européennes sélectionnées pour ce client.

Un login Brand Portal ne peut pas combiner les boutiques de différents clients d’agence. Il ne peut pas non plus ouvrir une boutique non attribuée de la même marque, les clients d’agence, l’examen de portefeuille, les rapports d’agence, la gestion des abonnements, les enregistrements Import History d’autres boutiques ou une autre administration d’agence. Dashboardly vérifie les identifiants de boutique et les liens indirects entre enregistrements : modifier une URL ou une requête enregistrée ne révèle ni autre client ni boutique non attribuée.

Brand Portal est désactivé par défaut pour préserver le comportement des collaborateurs existants. Contactez Dashboardly Support si votre agence a besoin de cet accès contrôlé. Vous n’avez jamais à partager un mot de passe TikTok Shop ou un code d’authentification à deux facteurs avec Dashboardly ou un membre de l’agence.

Conseils

• Privilégier la lecture seule pour la plupart des membres. Réservez la gestion des ajustements et paramètres aux personnes qui doivent effectuer des changements.
• Réexaminer régulièrement les accès. Supprimez les collaborateurs qui n’en ont plus besoin, notamment après leur départ.
• Vérifier l’état de l’invitation. Si un collaborateur ne peut pas se connecter, vérifiez s’il a accepté l’invitation et renvoyez-la si nécessaire.

Problèmes fréquents

Manage Collaborators n’ouvre pas la liste de l’équipe

Seuls les propriétaires et administrateurs peuvent gérer les invitations. Un membre ouvrant un lien Collaborators enregistré sans ces droits voit une explication et peut demander au propriétaire de l’inviter. La limite de formule n’empêche pas d’ouvrir la page. Si les places sont occupées, la page affiche la limite et demande au propriétaire de changer de formule avant d’ajouter un autre membre.

Un client d’agence apparaît sans boutique

L’éditeur des collaborateurs d’agence liste les clients existants même s’ils n’ont pas encore de boutique active liée. La ligne affiche Shop required et ouvre une explication au lieu de demander de créer à nouveau le même client.

Choisissez Link a shop on Clients, ou ouvrez Agency > Clients, puis connectez le TikTok Shop approprié au client. Une fois la boutique active, rouvrez Collaborators, sélectionnez la boutique et définissez l’accès du membre. Il faut attribuer au moins une boutique active avant que Dashboardly puisse envoyer l’invitation. Ne créez pas de client en double pour contourner une liste de boutiques vide.

Message "Maximum collaborators reached"

Votre formule limite le nombre de collaborateurs. Supprimez-en un ou passez à une formule supérieure pour en ajouter.

Un collaborateur ne voit pas une boutique précise

Vérifiez ses accès. Ouvrez Settings > Collaborators, modifiez le collaborateur et assurez-vous que "Allow access" est activé pour la boutique concernée.

La connexion d’un collaborateur affiche une erreur 404

Ce problème a été résolu. Si vous ou un collaborateur rencontrez encore une erreur 404 lors de la connexion, essayez les étapes suivantes :

• Effacer le cache et les cookies du navigateur, puis réessayer.
• Ouvrir une fenêtre de navigation privée et s’y connecter.
• Si le problème persiste après les deux étapes, contacter le support.

L’e-mail d’invitation n’est pas reçu

• Demander au collaborateur de vérifier les dossiers spam et courrier indésirable.
• Vérifier l’orthographe de l’adresse e-mail.
• Essayer de renvoyer l’invitation.
• Si le problème persiste, contacter le support.