Gestione del team (Collaboratori)

Panoramica

Dashboardly ti permette di invitare membri del team al tuo account per consultare le analisi o aiutarti a gestire i dati dei negozi. Ogni collaboratore ha un accesso personale e, tramite le impostazioni dei permessi, controlli ciò che può vedere e fare.

È utile per soci, assistenti virtuali, contabili e chiunque nel team abbia bisogno dei tuoi dati Dashboardly. Gli spazi di lavoro delle agenzie supportano anche l'assegnazione di Account Manager e Account Director per la revisione dei portafogli.

Proprietari dei negozi e collaboratori

La tabella Current Users mostra entrambi i tipi di account nello stesso posto:

• Proprietari dei negozi: hanno l'etichetta Shop Owner e la loro riga mostra Account owner. La riga è bloccata perché il ruolo di proprietario a livello di account non può essere modificato né rimosso dall'elenco dei collaboratori, e da quella riga non si può reinviare un invito. Questa etichetta non significa che Dashboardly Support gestisca l'account o la sua fatturazione. Se la tua azienda ha più proprietari approvati, vengono mostrati tutti.
• Collaboratori: mantengono i normali controlli per inviti, modifica dei permessi, reinvio e rimozione descritti di seguito.

I proprietari dei negozi non occupano posti per collaboratori. Il contatore Users limit conta quindi solo i collaboratori, anche se le righe dei proprietari compaiono nella stessa tabella. Contatta Dashboardly Support se occorre aggiungere, cambiare o rimuovere un proprietario.

Guida passo passo

Invitare un membro del team

Passaggio 1: aprire Collaborators

Vai a Settings > Collaborators nella barra laterale sinistra.

I proprietari dell'account e gli amministratori possono aprire questa pagina anche tramite Manage Collaborators nel selettore dei negozi. I membri del team senza diritti di gestione a livello di account non vedono questa scorciatoia.

Passaggio 2: fare clic su "Add Member"

Fai clic su "Add Member". Se hai raggiunto il limite di collaboratori del piano, vedrai un messaggio che ti invita a passare a un piano superiore.

Passaggio 3: inserire i dati della persona

• Name -- Il nome visualizzato del membro del team.
• Email -- L'indirizzo email che userà per accedere. L'invito sarà inviato a questo indirizzo.
• Controllare i dati -- Verifica nome e indirizzo email prima di salvare. Questo modulo di invito non richiede un numero di telefono.

Passaggio 4: impostare l'accesso ai negozi

Per ogni negozio collegato al tuo account puoi scegliere:

• Allow access -- Il collaboratore può vedere i dati di questo negozio.
• No access -- Il collaboratore non può vedere i dati di questo negozio.

Passaggio 5: impostare i permessi

Scegli cosa può fare il collaboratore nei negozi a cui ha accesso. I permessi comprendono:

• View Dashboard -- Consultare la dashboard principale, i grafici e le metriche riepilogative.
• View Sales & Profit -- Accedere ai dati di profitto per prodotto.
• View P&L -- Accedere al report Profit & Loss.
• View Orders -- Consultare la tabella degli ordini.
• View Inventory -- Accedere ai dati di inventario e COGS.
• View Customers -- Consultare le analisi e i percorsi dei clienti.
• View Warehouse -- Consultare i dati del magazzino quando questa pagina è disponibile.
• View Marketing -- Consultare le analisi pubblicitarie quando questa pagina è disponibile per il negozio.
• View Cashflow -- Consultare i pagamenti secondo il criterio di cassa quando questa pagina è disponibile per il negozio.
• View Affiliate Performance -- Consultare le prestazioni di creator e video di un negozio statunitense assegnato. Questo permesso è distinto da Profit & Loss; il negozio deve avere anche il permesso Affiliate di TikTok.
• View or edit VAT Settings -- Consultare o modificare le regole IVA di un negozio idoneo assegnato nel Regno Unito o nell'UE. Chi ha solo accesso in lettura non può salvare modifiche. Questo permesso è distinto da Profit & Loss.
• Manage Adjustments -- Creare, modificare o eliminare rettifiche manuali.
• Manage Settings -- Modificare impostazioni e preferenze del negozio.
• Reporting settings -- Consultare o modificare il criterio contabile condiviso, l'ambito delle vendite e i valori predefiniti dei costi dei campioni in Settings > Reporting. L'accesso in modifica cambia i valori iniziali per tutte le persone dell'account.

Passaggio 6: inviare l'invito

Fai clic su Save. Il collaboratore riceverà un invito via email con un link per impostare la password e accedere al tuo account.

Modificare un collaboratore

1. Vai a Settings > Collaborators.
2. Fai clic sul nome del collaboratore o sul pulsante di modifica.
3. Aggiorna i permessi, l'accesso ai negozi o il nome.
4. Salva le modifiche.

Rimuovere un collaboratore

1. Vai a Settings > Collaborators.
2. Fai clic sul pulsante di eliminazione accanto al collaboratore da rimuovere.
3. Conferma l'eliminazione.

Il collaboratore perde immediatamente l'accesso al tuo account. Non potrà più accedere per vedere i tuoi dati.

Reinviare un invito

Se un collaboratore non ha ricevuto l'email di invito o il link è scaduto:

1. Vai a Settings > Collaborators.
2. Trova il collaboratore che non ha ancora accettato l'invito.
3. Fai clic su "Resend Invitation".

Una nuova email di invito sarà inviata allo stesso indirizzo.

Riconoscere l'email di invito

Gli inviti ai collaboratori di Dashboardly usano un indirizzo mittente Dashboardly verificato e mostrano Dashboardly come nome del mittente. L'email include il logo Dashboardly, un unico pulsante chiaramente identificato Accept invitation, lo stesso URL sicuro dell'invito come alternativa testuale, il colore turchese-blu di Dashboardly e un piè di pagina con Official TikTok Shop Partner.

Il link di invito è specifico per il destinatario. Non inoltrarlo. Se qualcosa nel messaggio ti sembra insolito, apri Dashboardly direttamente nel browser e chiedi al proprietario dell'account di reinviare l'invito da Settings > Collaborators, invece di usare il link nell'email.

Limiti dei collaboratori per piano

Il numero di membri del team che puoi invitare dipende dal piano di abbonamento:

Se ti servono più collaboratori di quanti ne consenta il piano, valuta un piano superiore. Vedi Piani e fatturazione.

Come funziona l'accesso dei collaboratori

• Accesso personale. Ogni collaboratore ha email e password proprie. Non condivide le tue credenziali.
• Solo lettura per impostazione predefinita. Se non concedi esplicitamente permessi di gestione, i collaboratori possono solo consultare i dati.
• Accesso per negozio. Puoi concedere accesso ad alcuni negozi e non ad altri, ad esempio se diversi membri del team gestiscono negozi diversi.
• Permessi distinti per funzionalità. In Settings > Collaborators, scegli None, View o Edit per ogni pagina disponibile di ciascun negozio assegnato. L'accesso a Profit & Loss non concede automaticamente a un nuovo collaboratore Affiliate Performance o VAT Settings. I permessi esistenti, assegnati prima dell'introduzione di questi controlli separati, mantengono il precedente accesso effettivo finché un proprietario non cambia esplicitamente la nuova impostazione.
• Disponibilità regionale. Affiliate Performance è disponibile per i negozi statunitensi, mentre VAT Settings è disponibile per i negozi idonei nel Regno Unito e nell'UE. Un permesso del collaboratore non supera i controlli su regione del negozio, piano, autorizzazione TikTok o disponibilità.
• Report di agenzia. Per un membro del team di un'agenzia che usa la scheda Affiliate Performance in Agency > Reports, concedi Reports: View a livello di agenzia e Affiliate Performance: View per ciascun negozio statunitense che deve vedere. Nessuno dei due permessi espone negozi non assegnati. I membri di Brand Portal usano invece la pagina Affiliates dell'interfaccia venditore per i negozi loro assegnati.
• Negozi assegnati in Settings. Agency Settings > Shops elenca gli stessi negozi assegnati che il membro del team può aprire dal selettore dei negozi dell'agenzia. Non espone negozi di clienti non assegnati.
• Stato vuoto sicuro nell'agenzia. Un membro interno del team temporaneamente senza negozi assegnati può comunque accedere allo spazio dell'agenzia. Non vede dati dei clienti finché un proprietario non gli assegna l'accesso.
• Visibilità nella barra laterale. I collaboratori con permessi limitati non vedono le pagine Settings a cui non possono accedere, come Subscriptions, Payments e la gestione Collaborators. Vedono solo le pagine pertinenti ai loro permessi.
• Filtri personali dei report. Un collaboratore autorizzato a usare un report può salvare filtri personali della pagina senza cambiare la visualizzazione altrui. Modificare i valori predefiniti condivisi in Settings > Reporting richiede il permesso distinto Reporting settings: Edit.
• Tempo reale. Le modifiche ai permessi hanno effetto immediato. Se revochi un accesso, il collaboratore lo perde al successivo caricamento della pagina.

Ruoli di agenzia e Portfolio Pod

I proprietari delle agenzie possono organizzare i membri interni del team come Account Managers, Account Directors o Team Members generici in Agency Settings > Collaborators. Queste etichette aggiungono una struttura di revisione senza indebolire i permessi per negozio: ogni persona vede comunque solo i negozi dei clienti e i moduli assegnati esplicitamente dal proprietario.

Usa un Portfolio Pod per raggruppare uno o più Account Manager con l'Account Director che li supervisiona. Per esempio, puoi assegnare Amelia e Sam come Account Manager del gruppo “Beauty”, Priya come Account Director e concedere a ciascuno accesso solo ai negozi di cui è responsabile. Priya può così rivedere il portafoglio Beauty complessivo, mentre Amelia e Sam vedono i propri portafogli assegnati.

La sezione Agency Dashboard > Portfolio Review confronta i portafogli degli Account Manager e i gruppi dei Director. Mostra numero di clienti, numero di negozi, ordini, GMV e profitto netto. I valori finanziari restano separati nelle valute originali: i totali in GBP, EUR e USD non vengono mai sommati implicitamente.

Gli Account Director non ricevono automaticamente accesso a tutti i negozi di un gruppo. Il proprietario dell'agenzia deve comunque assegnare i negozi che ciascun Director può esaminare. La gerarchia dei report e il confine di sicurezza restano così espliciti.

Accesso delle persone del brand ai negozi gestiti da un'agenzia

Alcune agenzie devono permettere a una persona del brand di accedere e vedere solo i negozi gestiti di quel brand, senza esporre lo spazio di lavoro dell'agenzia. Dashboardly offre questa possibilità come opzione controllata Brand Portal per determinati spazi di agenzia.

Quando Brand Portal è abilitato, il proprietario dell'agenzia invita la persona del brand da Agency Settings > Collaborators, seleziona l'esperienza dedicata al brand e assegna uno o più negozi dello stesso cliente. La persona accede all'interfaccia Dashboardly per venditori e può passare tra i negozi assegnati tramite il selettore. Se un'agenzia gestisce più negozi regionali di un brand, lo stesso accesso può quindi coprire i negozi selezionati nel Regno Unito, negli Stati Uniti o in Europa di quel cliente.

Un accesso Brand Portal non può combinare negozi di diversi clienti dell'agenzia. Non può neppure aprire un negozio non assegnato dello stesso brand, clienti dell'agenzia, revisione dei portafogli, report di agenzia, gestione degli abbonamenti, record Import History di un altro negozio o altre funzioni amministrative dell'agenzia. Dashboardly verifica sia gli identificativi dei negozi sia i collegamenti indiretti dei record; modificare un URL o una richiesta salvata non può quindi esporre un altro cliente o un negozio non assegnato.

Brand Portal è disabilitato per impostazione predefinita, così il comportamento dei collaboratori esistenti resta invariato. Contatta Dashboardly Support se la tua agenzia necessita di questa modalità di accesso controllata. Non devi mai condividere la password di TikTok Shop o un codice di autenticazione a due fattori con Dashboardly o con un membro del team dell'agenzia.

Suggerimenti

• Usa l'accesso in sola lettura per la maggior parte del team. Concedi i permessi di gestione per rettifiche e impostazioni solo a chi deve fare modifiche.
• Controlla periodicamente gli accessi. Rimuovi i collaboratori che non ne hanno più bisogno, soprattutto quando lasciano il team.
• Controlla lo stato dell'invito. Se un collaboratore dice di non poter accedere, verifica che abbia accettato l'invito e reinvialo se necessario.

Problemi comuni

Manage Collaborators non apre l'elenco del team

Solo i proprietari dell'account e gli amministratori possono gestire gli inviti al team. Un membro che apre un link Collaborators salvato senza quei permessi vede una spiegazione e può chiedere al proprietario di inviare l'invito. Il limite del piano non impedisce di aprire la pagina Collaborators. Se tutti i posti inclusi sono occupati, la pagina mostra il limite e chiede al proprietario di passare a un piano superiore prima di aggiungere un'altra persona.

Un cliente dell'agenzia compare senza negozi

L'editor dei collaboratori dell'agenzia elenca i clienti esistenti anche quando non hanno ancora un negozio attivo collegato. La riga del cliente mostra Shop required e apre una spiegazione, senza chiederti di creare di nuovo lo stesso cliente.

Seleziona Link a shop on Clients oppure vai a Agency > Clients e collega il TikTok Shop appropriato a quel cliente. Quando il negozio è attivo, riapri Collaborators, seleziona il negozio del cliente e imposta l'accesso della persona. Devi assegnare almeno un negozio attivo prima che Dashboardly possa inviare l'invito al collaboratore. Non creare un cliente duplicato per aggirare un elenco di negozi vuoto.

Messaggio "Maximum collaborators reached"

Il piano limita il numero di collaboratori. Rimuovi un collaboratore esistente o passa a un piano superiore per aggiungerne altri.

Un collaboratore non vede un determinato negozio

Controlla le sue impostazioni di accesso ai negozi. Vai a Settings > Collaborators, modifica il collaboratore e verifica che "Allow access" sia abilitato per quel negozio.

L'accesso di un collaboratore mostra un errore 404

Questo problema è stato risolto. Se tu o un collaboratore vedete ancora un errore 404 tentando di accedere, provate quanto segue:

• Svuotate cache e cookie del browser e riprovate.
• Aprite una finestra in incognito o privata e accedete da lì.
• Se il problema persiste dopo entrambi i tentativi, contattate il supporto.

Email di invito non ricevuta

• Chiedi al collaboratore di controllare le cartelle spam e posta indesiderata.
• Verifica che l'indirizzo email sia scritto correttamente.
• Prova a reinviare l'invito.
• Se il problema persiste, contatta il supporto.