Gestión del equipo (Colaboradores)

Descripción general

Dashboardly permite invitar a miembros del equipo a tu cuenta para consultar las analíticas o ayudar a gestionar los datos de tus tiendas. Cada colaborador tiene su propio inicio de sesión, y tú controlas lo que puede ver y hacer mediante los ajustes de permisos.

Es útil para socios, asistentes virtuales, contables o cualquier miembro que necesite acceder a tus datos de Dashboardly. Los espacios de agencia también permiten asignar Account Managers y Account Directors para revisar las carteras.

Propietarios de tiendas y colaboradores

La tabla Current Users muestra ambos tipos de cuenta en un mismo lugar:

• Los propietarios de tiendas tienen la etiqueta Shop Owner y su fila muestra Account owner. La fila está bloqueada porque el rol de propietario a nivel de cuenta no se puede editar ni eliminar desde la lista de colaboradores, ni se puede reenviar una invitación desde ella. Esta etiqueta no significa que Dashboardly Support gestione la cuenta o su facturación. Si tu empresa tiene varios propietarios aprobados, se muestran todos.
• Los colaboradores conservan los controles habituales de invitación, edición de permisos, reenvío y eliminación que se describen a continuación.

Los propietarios no consumen plazas de colaborador. Por eso, el contador Users limit solo cuenta colaboradores, aunque las filas de propietarios aparezcan en la misma tabla. Contacta con Dashboardly Support si necesitas añadir, cambiar o eliminar a un propietario.

Guía paso a paso

Invitar a un miembro del equipo

Paso 1: abrir Collaborators

Ve a Settings > Collaborators en la barra lateral izquierda.

Los propietarios de la cuenta y los administradores también pueden abrir esta página mediante Manage Collaborators en el selector de tiendas. Los miembros sin acceso de gestión a nivel de cuenta no ven este acceso directo.

Paso 2: hacer clic en "Add Member"

Haz clic en "Add Member". Si has alcanzado el límite de colaboradores de tu plan, aparecerá un mensaje para actualizarlo.

Paso 3: introducir los datos del miembro

• Name -- El nombre visible del miembro del equipo.
• Email -- La dirección que usará para iniciar sesión. La invitación se enviará a esta dirección.
• Revisar los datos -- Comprueba el nombre y el correo antes de guardar. Este formulario de invitación no requiere un número de teléfono.

Paso 4: configurar el acceso a las tiendas

Para cada tienda conectada a tu cuenta, puedes elegir:

• Allow access -- El colaborador puede ver los datos de esta tienda.
• No access -- El colaborador no puede ver los datos de esta tienda.

Paso 5: configurar los permisos

Elige lo que el colaborador puede hacer dentro de las tiendas a las que tiene acceso. Los permisos incluyen:

• View Dashboard -- Ver el dashboard principal, los gráficos y las métricas resumidas.
• View Sales & Profit -- Acceder a los datos de beneficio por producto.
• View P&L -- Acceder al informe de pérdidas y ganancias.
• View Orders -- Ver la tabla de pedidos.
• View Inventory -- Acceder a los datos de inventario y COGS.
• View Customers -- Revisar las analíticas de clientes y los recorridos de compra.
• View Warehouse -- Revisar los datos de almacén cuando esta página esté disponible.
• View Marketing -- Revisar las analíticas publicitarias cuando esta página esté disponible para la tienda.
• View Cashflow -- Revisar los pagos según el criterio de caja cuando esta página esté disponible para la tienda.
• View Affiliate Performance -- Revisar el rendimiento de creadores y vídeos de una tienda estadounidense asignada. Este permiso es independiente de Profit & Loss; la tienda también necesita el permiso Affiliate de TikTok.
• View or edit VAT Settings -- Ver o modificar las reglas de VAT de una tienda del Reino Unido o de la UE que sea elegible y esté asignada. Los usuarios con acceso de consulta no pueden guardar cambios. Este permiso es independiente de Profit & Loss.
• Manage Adjustments -- Crear, editar o eliminar ajustes manuales.
• Manage Settings -- Cambiar los ajustes y preferencias de la tienda.
• Reporting settings -- Ver o editar el criterio contable, el alcance de ventas y los valores predeterminados compartidos de costes de muestras en Settings > Reporting. El acceso de edición cambia los valores iniciales para todas las personas de la cuenta.

Paso 6: enviar la invitación

Haz clic en Save. El colaborador recibirá un correo con un enlace para configurar su contraseña y acceder a tu cuenta.

Editar un colaborador

1. Ve a Settings > Collaborators.
2. Haz clic en el nombre del colaborador o en el botón de edición.
3. Actualiza sus permisos, acceso a tiendas o nombre.
4. Guarda los cambios.

Eliminar un colaborador

1. Ve a Settings > Collaborators.
2. Haz clic en el botón de eliminación junto al colaborador correspondiente.
3. Confirma la eliminación.

El colaborador pierde inmediatamente el acceso a tu cuenta. Ya no podrá iniciar sesión para consultar tus datos.

Reenviar una invitación

Si el colaborador no recibió el correo de invitación o el enlace ha caducado:

1. Ve a Settings > Collaborators.
2. Busca al colaborador que todavía no haya aceptado su invitación.
3. Haz clic en "Resend Invitation".

Se enviará un nuevo correo de invitación a la misma dirección.

Reconocer el correo de invitación

Las invitaciones de Dashboardly usan una dirección de remitente Dashboardly verificada y muestran Dashboardly como nombre. El correo incluye el logotipo Dashboardly, un único botón Accept invitation claramente visible, la misma URL segura como alternativa de texto, el acento azul turquesa de Dashboardly y un pie de página con Official TikTok Shop Partner.

El enlace es exclusivo para el destinatario. No lo reenvíes. Si el mensaje contiene algo inesperado, abre Dashboardly directamente en el navegador y pide al propietario que reenvíe la invitación desde Settings > Collaborators, en lugar de usar el enlace del correo.

Límites de colaboradores por plan

El número de miembros que puedes invitar depende de tu suscripción:

Si necesitas más colaboradores de los permitidos, considera actualizar tu plan. Consulta Planes y facturación.

Cómo funciona el acceso de los colaboradores

• Inicio de sesión independiente. Cada colaborador tiene su propio correo y contraseña. No comparte tus credenciales.
• Solo lectura por defecto. Si no concedes expresamente permisos de gestión, los colaboradores solo pueden consultar datos.
• Acceso por tienda. Puedes permitir unas tiendas y restringir otras, útil cuando diferentes miembros gestionan distintas tiendas.
• Permisos de funciones separados. En Settings > Collaborators, selecciona None, View o Edit para cada página disponible en cada tienda asignada. Acceder a Profit & Loss no concede automáticamente Affiliate Performance o VAT Settings a un nuevo colaborador; los permisos existentes otorgados antes de añadir esos controles separados mantienen su acceso efectivo anterior hasta que un propietario cambie expresamente el ajuste nuevo.
• Disponibilidad regional. Affiliate Performance está disponible para tiendas estadounidenses; VAT Settings, para tiendas elegibles del Reino Unido y de la UE. El permiso de colaborador no sustituye las comprobaciones de región, plan, autorización de TikTok o disponibilidad de la tienda.
• Informes de agencia. Para un miembro que use la pestaña Affiliate Performance en Agency > Reports, concede Reports: View a nivel de agencia y Affiliate Performance: View en cada tienda estadounidense autorizada. Ninguno de esos permisos revela tiendas no asignadas. Los miembros de Brand Portal usan la página Affiliates de la experiencia de vendedor para sus tiendas asignadas.
• Tiendas asignadas en Settings. Agency Settings > Shops muestra las mismas tiendas que el miembro puede abrir desde el selector de la agencia. No revela tiendas de clientes no asignadas.
• Estado vacío seguro de la agencia. Un miembro interno temporalmente sin tiendas asignadas puede iniciar sesión en el espacio de agencia, pero no ve datos de clientes hasta que un propietario asigne acceso.
• Visibilidad de la barra lateral. Los colaboradores con permisos limitados no ven páginas de Settings inaccesibles, como Subscriptions, Payments o gestión de Collaborators. Solo ven las páginas correspondientes a sus permisos.
• Filtros personales de informes. Quien pueda usar un informe puede guardar filtros personales sin modificar la vista de otras personas. Cambiar los valores compartidos en Settings > Reporting requiere el permiso independiente Reporting settings: Edit.
• Tiempo real. Los cambios de permisos se aplican inmediatamente. Si revocas el acceso, el colaborador lo pierde en la siguiente carga de página.

Roles de agencia y grupos de cartera

Los propietarios pueden organizar a miembros internos como Account Managers, Account Directors o Team Members generales desde Agency Settings > Collaborators. Estas etiquetas estructuran la revisión sin debilitar los permisos por tienda: cada persona sigue viendo solo las tiendas y módulos expresamente asignados por el propietario.

Usa un Portfolio Pod para agrupar uno o varios Account Managers con el Account Director que los supervisa. Por ejemplo, asigna a Amelia y Sam como Account Managers del grupo "Beauty", a Priya como Account Director, y concede a cada persona acceso solo a las tiendas de las que sea responsable. Priya podrá revisar la cartera Beauty conjunta, mientras que Amelia y Sam verán sus propias carteras asignadas.

La sección Agency Dashboard > Portfolio Review compara las carteras de Account Managers y los grupos de Directors. Muestra cantidades de clientes, tiendas y pedidos, GMV y beneficio neto. Los importes permanecen separados por su moneda original: los totales GBP, EUR y USD nunca se combinan silenciosamente.

Los Account Directors no reciben automáticamente acceso a todas las tiendas de un grupo. El propietario debe asignar las tiendas que cada Director puede revisar. Así se mantienen explícitos la jerarquía de informes y el límite de seguridad.

Acceso de marcas a tiendas gestionadas por agencias

Algunas agencias necesitan que un usuario de marca inicie sesión y vea únicamente las tiendas gestionadas para esa marca, sin revelar el espacio de agencia. Dashboardly lo permite mediante la opción controlada Brand Portal para determinados espacios de agencia.

Cuando Brand Portal está activado, el propietario invita al usuario desde Agency Settings > Collaborators, selecciona la experiencia para marcas y asigna una o varias tiendas del mismo cliente. El usuario inicia sesión en la experiencia de vendedor y puede cambiar entre sus tiendas asignadas con el selector. Si una agencia gestiona varias tiendas regionales de una marca, el mismo inicio de sesión puede abarcar las tiendas del Reino Unido, Estados Unidos o Europa seleccionadas para ese cliente.

Un inicio de sesión Brand Portal no puede combinar tiendas de distintos clientes de la agencia. Tampoco puede abrir una tienda no asignada de la misma marca, clientes de agencia, revisión de carteras, informes de agencia, gestión de suscripciones, registros de Import History de otras tiendas ni otras funciones administrativas. Dashboardly verifica tanto identificadores de tiendas como vínculos indirectos entre registros; cambiar una URL o petición guardada no revela otro cliente ni una tienda no asignada.

Brand Portal está desactivado por defecto para no cambiar el comportamiento de los colaboradores existentes. Contacta con Dashboardly Support si necesitas este acceso controlado. Nunca es necesario compartir una contraseña de TikTok Shop o un código de autenticación de dos factores con Dashboardly ni con un miembro de la agencia.

Consejos

• Usa acceso de solo lectura para la mayoría del equipo. Concede gestión de ajustes y configuraciones únicamente a quienes necesiten hacer cambios.
• Revisa los accesos periódicamente. Elimina a quienes ya no necesiten acceso, especialmente si abandonan el equipo.
• Comprueba el estado de la invitación. Si un colaborador no puede iniciar sesión, comprueba si ha aceptado la invitación y reenvíala si hace falta.

Problemas frecuentes

Manage Collaborators no abre la lista del equipo

Solo los propietarios y administradores pueden gestionar invitaciones. Un miembro que abra un enlace Collaborators guardado sin ese acceso verá una explicación y podrá pedir al propietario que lo invite. El límite del plan no impide abrir la página. Si las plazas están completas, la página muestra el límite y pide actualizar el plan antes de añadir otro miembro.

Un cliente de agencia aparece sin tiendas

El editor de colaboradores de agencia muestra los clientes existentes aunque todavía no tengan una tienda activa vinculada. La fila indica Shop required y abre una explicación, en lugar de pedir que vuelvas a crear al mismo cliente.

Selecciona Link a shop on Clients, o abre Agency > Clients, y conecta la tienda TikTok Shop correspondiente al cliente. Cuando esté activa, vuelve a abrir Collaborators, selecciona la tienda y configura el acceso. Debes asignar al menos una tienda activa antes de que Dashboardly pueda enviar la invitación. No crees un cliente duplicado para resolver una lista de tiendas vacía.

Mensaje "Maximum collaborators reached"

Tu plan limita el número de colaboradores. Elimina uno existente o actualiza el plan para añadir más.

Un colaborador no ve una tienda concreta

Comprueba sus ajustes de acceso. Ve a Settings > Collaborators, edita al colaborador y asegúrate de activar "Allow access" para esa tienda.

El inicio de sesión de un colaborador muestra un error 404

Este problema se ha solucionado. Si tú o un colaborador seguís viendo un error 404 al iniciar sesión, prueba lo siguiente:

• Borra la caché y las cookies del navegador y vuelve a intentarlo.
• Abre una ventana de incógnito o navegación privada e inicia sesión allí.
• Si persiste tras ambos pasos, contacta con soporte.

No se recibe el correo de invitación

• Pide al colaborador que revise las carpetas de spam o correo no deseado.
• Comprueba que el correo esté escrito correctamente.
• Intenta reenviar la invitación.
• Si el problema persiste, contacta con soporte.